Онлайн-касса для ИП в Казахстане: как это работает

Кассовый аппарат – устройство, фиксирующее все поступления средств и выдающее чеки. Его наличие является обязательным условием для ведения бизнеса в Казахстане, включая и индивидуальное предпринимательство.

Контрольно-кассовая машина (полное название кассового аппарата) фактически служит накопителем сведений о всех операциях предпринимателя для дальнейшей их передачи в налоговые органы. Использование кассы выводит оборот из тени. К тому же аппараты важны с точки зрения защиты прав потребителей: посредством их печатаются либо выводятся на печать чеки.

Если в прошлом кассовые аппараты работали в пассивном режиме (просто регистрировали поступление средств), то сегодня они являются элементом всей бухгалтерской системы, обладая функциями компьютера: ввод-вывод информации, ее хранение и отображение, интеграция с программами учета, вывод сведений в форме отчетов.

Какие виды кассовых аппаратов бывают?

Касса в классическом понимании – отдельный аппарат со своей памятью, мини-принтером, клавиатурой. Это аппаратная касса. Бывают следующих типов:

• Автономные;
• Фискальные регистраторы;
• Смарт-терминалы;
• Облачные аппараты.

Однако на сегодня индивидуальные предприниматели в Казахстане уже не обязаны использовать «старорежимные» кассовые аппараты, потому большинство перешло на онлайн-кассы.

Это так называемые программные кассы, то есть программное обеспечение, запускающее кассовые функции на любом устройстве (компьютер, смартфон, планшет) при наличии доступа в интернет. Остановимся подробнее.

Онлайн-кассы

Как сказано выше, онлайн-кассы можно установить в виде приложения, не приобретая отдельный аппарат: разве что придется раскошелиться на POS-терминал, принимающий оплату картой или QR-кодом.

Онлайн-кассы имеют существенный ряд плюсов относительно классических аппаратов:

• Установка и подключение значительно дешевле, чем покупка специального устройства (20-30 тысяч тенге против минимум 70 тысяч тенге);
• Аппараты требуют обслуживания в виде выгрузки данных, замены флэш-карт и так далее. Онлайн-кассе это не нужно;
• Время от времени законы меняются, меняются и требования к ККМ, и предпринимателям приходится покупать новые аппараты. Онлайн-кассы обновляются автоматически;
• ККМ имеют заложенный производителем функционал, тогда как функции онлайн-касс настраиваются и расширяются;
• Из онлайн-кассы можно выгрузить любую необходимую информацию для формирования отчетности;
• При неполадках ККМ аппарат нужно везти в сервисный центр, тогда как программную кассу можно починить удаленно, позвонив в службу поддержки;
• Онлайн-касса позволяет принимать оплату в любом месте;
• Камера смартфона/планшета может использоваться как сканер штрих-кодов.

Напротив, количество недостатков невелико – проблемы могут быть связаны только с программными ошибками в приложении, а также с нестабильной работой интернета. Также условным недостатком программной кассы можно назвать отсутствие встроенного принтера для чеков, хотя этот недочет устраняется подключением стандартного принтера.

Пошаговое руководство подключения онлайн-кассы

Процесс несложный и не требует обращения в Комитет госдоходов или иные государственные органы. Алгоритм следующий:

• Регистрация на сайте онлайн-кассы, покупка и установка приложения. Предложений по онлайн-кассам в Казахстане на сегодня достаточно много. В целом приложения похожи, в деталях может различаться лишь интерфейс;
• Затем нужно зарегистрироваться на портале Оператора фискальных данных (ОФД). Оператор как раз отвечают за передачу данных в налоговую. Для регистрации нужна электронно-цифровая подпись (ЭЦП);
• После этого регистрируется контрольно-кассовая машина, в нашем случае – онлайн-касса. Процесс подключения занимает обычно 1-3 рабочих дня;
• После этого нужно оплатить услуги поставщика онлайн-кассы и ОФД. На сегодня все это легко сделать через приложения банкинга типа «Каспи» или других.

Для удобства пользователей платить можно ежемесячно, поквартально, ежегодно или даже купить подписку на три года.

На что стоит обратить внимание

Однако, прежде чем устанавливать кассовую программу, нужно тщательно ознакомиться с ее функционалом и понять, покрывает ли он потребности вашего бизнеса:

• Обновления и поддержка. Нормативные требования время от времени меняются, и здесь важно, чтобы онлайн-касса вовремя обновлялась и соответствовала актуальным законам;
• Работа с нескольких устройств. Во многих случаях бизнесу необходимо, чтобы онлайн-кассу можно было установить на телефон, планшет и компьютер для удобства приема оплаты;
• Главные функции. Онлайн-касса должна автоматически формировать Z-отчет, закрывать смену, легко оформлять возврат средств, поддерживать выдачу электронных и бумажных чеков;
• Маркировка товаров. Вероятно, в скором будущем реализация почти всех товаров потребует сканирования маркировки, потому кассовая программа должна поддерживать эту функцию. Важное преимущество - кассовое оборудование, поддерживающее маркировку, обеспечивает полный цикл продаж маркированных товаров, включая прием, хранение, учет, перемещение и продажу;
• Интеграция с системой управления запасами. Некоторые товары (например, спиртное) требуют от торговой точки наличий программы управления запасами. Если онлайн-касса имеет такую функцию, то проблем не возникнет. К тому же интеграция позволяет эффективно контролировать запасы товаров и быстро формировать точные отчеты;
• Интеграция с бухгалтерской программой. Очевидно, эта функция значительно упрощает контроль за приходом/расходом средств, избавляет от двойной работы по переносу данных в бухгалтерскую программу, позволяет вести точную отчетность, синхронизировать остатки и даже принимать платежи через интернет-магазины.

Что входит в обслуживание кассового аппарата

Классические кассовые аппараты оснащаются картой памяти, которая фиксирует все проведенные операции. Время от времени память заканчивается, особенно быстро, если касса стоит в магазине. Потому карту приходится менять, но это не так просто, как в фотоаппарате: кассу нужно отвозить в центр технического обслуживания. Без учета стоимости флэш-накопителя процедура обойдется как минимум в 3-5 тысяч тенге.

При этом онлайн-кассам флэшки не нужны, все данные хранятся в облачном хранилище. Соответственно, дополнительные расходы не требуются.

Аналогичным образом онлайн-кассы получают обновления по интернету, не требуя визита в сервис, тогда как кассовый аппарат для прошивки нужно везти к специалистам. Прошивка может потребоваться при изменении нормативных требований к предпринимательской деятельности.

Наконец, и при использовании аппаратной, и при использовании программной кассы иногда требуется техническая поддержка от поставщика услуги. Помощь пригодится при появлении сбоев и ошибок. Опять же, онлайн-касса чинится удаленно, аппарат же, скорее всего, потребует похода в сервисный центр.